Reimbursement otomatis, transparan, dan terhubung ke payroll
Phiro Neo mengotomasi seluruh proses reimbursement karyawan: dari pengajuan lewat smartphone, approval satu klik, hingga pencairan yang terhubung langsung ke payroll. Tidak ada lagi struk yang hilang, email yang tidak terbalas, atau laporan yang dibuat manual di Excel.
Dipercaya tim HR yang ingin mengisi posisi lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas kandidat
Lebih dari Sekadar Klien, Mereka adalah Mitra Perjalanan Kami
Reimbursement yang tidak terkelola
punya dampak yang lebih besar dari yang terlihat
Di balik struk fisik dan email approval yang lambat, ada karyawan yang frustrasi dan Finance yang kewalahan setiap akhir bulan.
Karyawan kumpulkan struk fisik dan kirim via email satu per satu
Tidak ada sistem terpusat. HR dan Finance menerima lampiran dari berbagai channel; tidak ada yang tahu mana yang sudah diproses dan mana yang belum.
Approval berjalan lewat email, tidak ada yang tahu statusnya
Manager approve satu, Finance approve dua, tapi tidak ada satu tempat yang menunjukkan di mana setiap pengajuan sedang berada saat ini.
Tidak ada kebijakan yang jelas tentang batas dan kategori pengeluaran
Karyawan tidak tahu berapa batas maksimal per kategori. HR dan Finance tidak punya referensi yang sama saat memproses klaim yang masuk.
Laporan pengeluaran karyawan dibuat manual di Excel setiap akhir bulan
Finance menghabiskan 2–3 hari penuh untuk rekap, rekonsiliasi, dan membuat laporan yang sudah ketinggalan tanggal saat selesai dibuat.
Proses reimbursement yang adil
untuk semua pihak
Karyawan mendapat uangnya kembali lebih cepat. Finance punya visibilitas penuh. HR bebas dari administrasi manual. Tidak ada yang perlu berkorban.
Hubungi SalesPengajuan dalam hitungan menit
Karyawan foto struk, isi nominal, pilih kategori, submit dari smartphone. Tidak ada form fisik, tidak ada email, tidak ada menunggu di depan meja HR.
Approval yang transparan
Setiap pengajuan punya status yang terlihat jelas oleh semua pihak. Karyawan tahu persis di mana pengajuannya berada dan siapa yang perlu approve.
Terhubung ke payroll
Reimbursement yang disetujui masuk ke siklus penggajian berikutnya. Tidak ada pencairan manual, tidak ada transfer terpisah yang perlu direkonsiliasi.
Anggaran yang terkontrol
Tetapkan batas anggaran per kategori, per departemen, atau per karyawan. Sistem memberi peringatan saat mendekati batas sebelum terlambat.
Satu sistem untuk seluruh
siklus pengeluaran karyawan
Dari pengajuan hingga pencairan, semua terdokumentasi dan terhubung ke ekosistem HR Phiro Neo.
Pengajuan reimbursement digital
Foto struk dari smartphone, submit dalam 2 menit. Tidak ada form fisik yang perlu diisi.
- Karyawan ajukan reimbursement dari aplikasi mobile dengan upload foto bukti pengeluaran
- Kategorisasi pengeluaran: transport, makan, akomodasi, entertainment, dan kategori custom sesuai kebijakan
- Limit per kategori dikonfigurasi oleh HR atau Finance sesuai kebijakan perusahaan
- Riwayat pengajuan lengkap tersimpan dan bisa diakses kapan saja oleh karyawan maupun HR
Approval workflow bertingkat
Semua pihak tahu status pengajuan secara real-time. Tidak ada yang perlu follow-up via WhatsApp lagi.
- Konfigurasi alur approval fleksibel: satu level, dua level, atau sesuai struktur organisasi perusahaan
- Notifikasi otomatis ke approver saat ada pengajuan baru yang menunggu persetujuan
- Approver bisa review dan setujui dari mobile tanpa harus membuka laptop
- Eskalasi otomatis jika approval melewati batas waktu yang sudah ditentukan
Kontrol anggaran reimbursement
Tetapkan batas anggaran per kategori sebelum pengeluaran terjadi, bukan setelah laporan selesai.
- Atur limit reimbursement per kategori pengeluaran, per departemen, dan per periode
- Alert otomatis ketika penggunaan anggaran mendekati batas yang ditetapkan
- Finance bisa lihat utilisasi anggaran reimbursement secara real-time tanpa rekap manual
- Perbandingan realisasi vs anggaran tersedia otomatis untuk keperluan perencanaan
Laporan pengeluaran & audit trail
Setiap transaksi tercatat lengkap dengan bukti, approver, dan timestamp. Audit jadi mudah.
- Dashboard laporan real-time: total pengeluaran per departemen, per kategori, dan per periode
- Export laporan dalam format yang dibutuhkan Finance dan keperluan audit internal
- Semua bukti pengeluaran tersimpan digital dan bisa dicari berdasarkan tanggal, kategori, atau karyawan
- Audit trail lengkap mencatat siapa yang mengajukan, siapa yang approve, dan kapan setiap perubahan terjadi
Pencairan terintegrasi dengan payroll
Reimbursement yang disetujui masuk ke gaji bulan ini. Tidak ada transfer manual yang perlu diurus Finance.
- Reimbursement yang disetujui sebelum cut-off otomatis masuk ke proses penggajian berikutnya
- Finance review dan konfirmasi daftar reimbursement sebelum diproses ke payroll
- Tidak ada transfer terpisah dan tidak ada rekonsiliasi manual antar sistem
- Laporan rekonsiliasi reimbursement vs payroll tersedia otomatis setiap periode penggajian
Dari foto struk hingga uang masuk ke rekening,
satu alur yang mulus
Karyawan ajukan
Foto struk, isi detail, submit dari smartphone
Manager approve
Notifikasi masuk, approve dari mobile
Finance verifikasi
Review batas anggaran dan kelengkapan bukti
Masuk ke payroll
Otomatis tercantum di slip gaji berikutnya
Laporan otomatis
Audit trail lengkap tersedia real-time
Reimbursement yang terkelola baik menghasilkan dampak yang nyata
Hubungi SalesFinance tidak lagi lembur di akhir bulan hanya untuk rekap pengeluaran
Data pengeluaran karyawan dijaga dengan standar keamanan tertinggi
Setiap transaksi, bukti pengeluaran, dan data keuangan karyawan dikelola dengan enkripsi penuh dan kontrol akses yang ketat.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
Akhiri chaos reimbursement di perusahaan Anda bulan ini
Coba Phiro Neo gratis 14 hari. Proses reimbursement pertama Anda bisa berjalan dalam 1 hari; karyawan langsung bisa submit dari smartphone mereka.
Hubungi Sales
