People analytics merupakan pendekatan berbasis data yang digunakan untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menginterpretasikan informasi mengenai karyawan dan proses HR. Hasil analisis tersebut dapat membantu perusahaan mengambil keputusan SDM secara lebih objektif dan strategis.
Dengan people analytics, HR tidak hanya melaporkan jumlah karyawan, tingkat turnover, atau absensi. HR juga dapat menjelaskan apa yang terjadi, mengapa kondisi tersebut perlu diperhatikan, serta tindakan apa yang dapat dipertimbangkan perusahaan.
Pendekatan ini membantu HR menghubungkan persoalan SDM dengan biaya, produktivitas, operasional, dan tujuan bisnis. Lalu, bagaimana people analytics membantu HR berbicara dengan data kepada direksi?
Apa Itu People Analytics?
People analytics adalah proses menggunakan data tenaga kerja untuk memahami persoalan SDM dan mendukung pengambilan keputusan organisasi.
Data yang digunakan dapat berasal dari berbagai aktivitas HR, seperti:
- Data karyawan dan masa kerja
- Kehadiran dan absensi
- Kinerja dan KPI
- Rekrutmen
- Kompensasi dan benefit
- Pelatihan dan pengembangan
- Employee engagement
Data tersebut tidak hanya digunakan untuk membuat laporan. HR dapat mengolahnya menjadi insight untuk menjawab pertanyaan bisnis.
Sebagai contoh, HR tidak hanya melihat bahwa turnover perusahaan meningkat. HR juga dapat menganalisis departemen mana yang memiliki turnover tertinggi, kelompok karyawan mana yang paling banyak keluar, berapa lama mereka bekerja sebelum keluar, serta faktor apa yang berkaitan dengan kondisi tersebut.
Dengan demikian, people analytics membantu HR bergerak dari sekadar reporting menuju analisis dan rekomendasi yang mendukung keputusan bisnis.
Apa Bedanya People Analytics dan HR Analytics?
People analytics dan HR analytics sama-sama menggunakan data untuk mendukung pengelolaan SDM. HR analytics umumnya berfokus pada analisis fungsi HR, seperti rekrutmen, absensi, payroll, dan kinerja.
Sementara itu, people analytics memiliki cakupan yang lebih luas karena dapat digunakan untuk memahami tenaga kerja sekaligus persoalan organisasi dan kebutuhan bisnis.
Mengapa People Analytics Penting bagi HR?
Salah satu tantangan HR adalah menghubungkan persoalan SDM dengan kepentingan bisnis. Ketika HR mengusulkan penambahan karyawan, misalnya, direksi dapat mempertanyakan alasan, kebutuhan, dan dampaknya terhadap perusahaan.
Data membantu HR memberikan jawaban yang lebih konkret. Beberapa manfaat people analytics bagi HR antara lain:
1. Mendukung Keputusan yang Lebih Objektif
Data memberikan dasar yang terukur dalam mengambil keputusan. Daripada hanya mengatakan tingkat absensi meningkat, HR dapat menunjukkan perubahan berdasarkan periode, departemen, jabatan, atau lokasi kerja.
2. Mengidentifikasi Masalah Lebih Awal
Analisis data dapat membantu menemukan pola yang perlu diperhatikan. Peningkatan absensi atau turnover pada divisi tertentu, misalnya, dapat menjadi sinyal untuk menelusuri faktor seperti beban kerja, masa kerja, kepuasan karyawan, atau kondisi lainnya.
Namun, pola tersebut tidak otomatis menunjukkan penyebab. HR tetap perlu melakukan analisis lebih lanjut sebelum menarik kesimpulan.
3. Menghubungkan HR dengan Tujuan Bisnis
Data turnover dapat dianalisis bersama biaya rekrutmen, onboarding, dan waktu pengisian posisi. Dengan begitu, direksi dapat memahami bahwa persoalan tenaga kerja juga dapat berkaitan dengan biaya dan operasional perusahaan.
Apa Saja Fokus People Analytics?
People analytics dapat diterapkan pada berbagai area HR, di antaranya:
Recruitment analytics untuk mengevaluasi efektivitas rekrutmen melalui metrik seperti time to hire, cost per hire, dan source of hire.
Performance analytics untuk memahami pola kinerja berdasarkan jabatan, departemen, masa kerja, atau faktor lain yang relevan.
Retention dan turnover analytics untuk mengidentifikasi tingkat turnover, posisi atau departemen dengan turnover tinggi, masa kerja karyawan yang keluar, serta alasan karyawan meninggalkan perusahaan.
Workforce analytics untuk memahami jumlah, komposisi, produktivitas, biaya tenaga kerja, hingga kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang sebagai bagian dari workforce planning.
Bagaimana Cara Menerapkan People Analytics?
Penerapan people analytics tidak harus dimulai dengan analisis yang kompleks. Perusahaan dapat memulainya dari masalah bisnis yang ingin diselesaikan.
1. Tentukan Pertanyaan Bisnis
HR perlu menentukan pertanyaan yang ingin dijawab, seperti:
- Mengapa turnover meningkat?
- Mengapa absensi tinggi pada departemen tertentu?
- Apakah program pelatihan berkaitan dengan perubahan kinerja?
- Berapa biaya yang muncul akibat turnover?
Pertanyaan tersebut menentukan data yang perlu dianalisis.
2. Kumpulkan dan Bersihkan Data
Data dapat berasal dari HRIS, payroll, aplikasi absensi, sistem rekrutmen, survei karyawan, dan sistem performance management. HR perlu memastikan data relevan, lengkap, konsisten, dan tidak memiliki duplikasi yang dapat memengaruhi analisis.
3. Cari Pola dan Ubah Menjadi Insight
Data perlu dianalisis untuk menemukan pola yang relevan. Misalnya, turnover karyawan dengan masa kerja kurang dari dua tahun meningkat dari 8% menjadi 14%.
Angka tersebut menjadi lebih bermakna setelah dibandingkan dengan data lain. Jika peningkatan terutama terjadi pada posisi entry-level dan departemen tertentu, HR dapat menelusuri faktor yang berkaitan dengan kondisi tersebut.
4. Sampaikan Rekomendasi
Hasil analisis kemudian disampaikan dalam bahasa bisnis dengan alur:
Masalah → Data → Insight → Dampak Bisnis → Rekomendasi
Dengan struktur ini, HR tidak hanya menunjukkan angka, tetapi menjelaskan mengapa suatu persoalan perlu mendapat perhatian dan tindakan apa yang dapat dipertimbangkan.
Contoh People Analytics untuk Presentasi kepada Direksi
Sebagai ilustrasi, sebuah perusahaan mengalami peningkatan turnover karyawan. HR menemukan data berikut:
| Indikator | Tahun Sebelumnya | Tahun Berjalan |
|---|---|---|
| Jumlah karyawan | 500 | 520 |
| Turnover rate | 8% | 14% |
| Turnover posisi entry-level | 10% | 19% |
| Rata-rata masa kerja karyawan yang keluar | 2,4 tahun | 1,6 tahun |
Jika hanya disampaikan sebagai laporan, direksi mungkin hanya melihat bahwa turnover meningkat.
Namun, HR dapat mengubah data tersebut menjadi informasi yang lebih relevan untuk pengambilan keputusan.
Masalah
Turnover meningkat dari 8% menjadi 14%.
Temuan
Peningkatan terbesar terjadi pada karyawan entry-level dengan masa kerja relatif pendek.
Dampak Bisnis
Turnover yang lebih tinggi dapat meningkatkan kebutuhan rekrutmen, biaya onboarding, serta waktu yang dibutuhkan untuk mengisi kembali posisi yang kosong.
Rekomendasi
Perusahaan dapat mengevaluasi proses onboarding, program pengembangan karyawan baru, beban kerja, serta faktor kompensasi pada posisi yang memiliki tingkat turnover tinggi.
Dengan cara tersebut, HR tidak hanya mengatakan “turnover meningkat”, tetapi menjelaskan apa yang terjadi, kelompok mana yang terdampak, apa implikasinya bagi perusahaan, serta tindakan apa yang dapat dipertimbangkan.
Apa Tantangan dalam Penerapan People Analytics?
Penerapan people analytics juga memiliki beberapa tantangan.
Kualitas data menjadi salah satu faktor utama karena data yang tidak lengkap atau tidak konsisten dapat memengaruhi hasil analisis.
Selain itu, HR membutuhkan kemampuan analisis untuk membaca data, memilih metrik, menemukan pola, dan menerjemahkannya menjadi insight.
Privasi dan keamanan data juga perlu diperhatikan karena data karyawan dapat mengandung informasi pribadi. Perusahaan perlu mengatur akses, penyimpanan, serta penggunaan data sesuai ketentuan yang berlaku.
HR juga perlu menghindari salah interpretasi data. Hubungan antara dua variabel tidak selalu berarti bahwa salah satunya menyebabkan yang lain.
Apa Peran HRIS dalam People Analytics?
HRIS dapat membantu mengintegrasikan data karyawan, absensi, payroll, cuti, kinerja, dan aktivitas HR lainnya dalam satu sistem.
Data yang terintegrasi memudahkan HR dalam melakukan pelaporan dan analisis. Dashboard HR juga dapat membantu manajemen memantau metrik tenaga kerja dengan lebih cepat.
Namun, HRIS bukan satu-satunya syarat untuk menerapkan people analytics. Perusahaan dapat memulainya dari data yang sudah tersedia, termasuk menggunakan spreadsheet, kemudian mengembangkan sistem sesuai kebutuhan.
Penutup
People analytics membantu HR mengubah data tenaga kerja menjadi insight yang dapat mendukung pengambilan keputusan organisasi. Melalui analisis data rekrutmen, kinerja, absensi, turnover, engagement, hingga biaya tenaga kerja, HR dapat memahami kondisi SDM secara lebih objektif.
Lebih dari sekadar membuat laporan, people analytics memungkinkan HR berbicara dengan direksi menggunakan bahasa yang lebih dekat dengan kebutuhan bisnis: masalah, data, insight, dampak, dan rekomendasi.
Dengan pendekatan tersebut, HR tidak hanya menyampaikan apa yang terjadi pada tenaga kerja, tetapi juga dapat menjelaskan mengapa kondisi tersebut penting bagi perusahaan dan tindakan apa yang dapat dipertimbangkan.
Ubah Data HR Menjadi Insight dengan Phiro Neo
Phiro Neo membantu HR mengelola dan menganalisis data karyawan dalam satu sistem yang terintegrasi. Pantau metrik penting seperti absensi, turnover, kinerja, hingga data tenaga kerja untuk mendapatkan insight yang lebih cepat dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
